弊社が制作した実績を例に、お客様の業務改善の実践例を紹介していきます。ECサイトが登場し市場が確立したように、ホームページの持つ役割が増える可能性はまだまだあります。



◉セミナーや研修会を多数主催している財団の例


現状

  • 申込用紙を会員に郵送し、希望する参加日程を記入して返送してもらっている
  • 手書きの申込用紙を全て社内のPCデータベースに手入力
  • 日程ごとの定員管理は、後から電話連絡して調整

改善方針

  • 申込用紙と同様の内容をWebの会員専用画面から入力できるようにする
  • 誤って関係の無い会員が申し込まないように、会員番号を入力することで妥当性を判定する
  • 日程ごとに定員を設定し、申込残数をリアルタイムで表示することで、後から人数調整する手間を最小限とする
  • 申込者の状況はリアルタイムで管理画面で閲覧できる
  • 予め設定した定員数を超えた場合と、管理画面からの操作の両方で申し込みを締め切ることができる
  • 入力された内容はCSV形式でダウンロードできる（社内PCデータベースに取り込み）
  • ダウンロード済かどうかチェックし、重複した取り込みを防ぐ

フロー

1. 日程・会場選択

日程・会場選択

申込者はまず希望の日程・会場を選択します。

申し込みボタンの上の「現在6名」の部分は、クライアント様がリアルタイムで状況を確認するためのもので、申込者には見えません。また、管理画面でも同様に状況が確認できます。

申し込みが締め切られた場合、ボタンの代わりに文言が表示され先に進めなくなります。締め切った場合の文言は、研修会自体が終了した場合、WEBの受付のみ締め切り郵送の受付はまだ有効な場合など、状況に応じて変化します。


2. 会員認証

会員認証

申し込みの対象が会員の方のため、判定のための認証を行います。

事前にデータベースに会員情報を登録してあり、入力された会員番号とパスワードが一致していれば申し込み画面に進むことができます。ここでは同一人物の複数申し込み回避のためのチェックなども行っています。


3. 申し込みフォームの入力・送信

申し込みフォームの入力・送信

情報を入力し、確認画面を挟んだ後、送信ボタンを押します。送信の際にも定員数のチェックはされています。クライアント様は申し込み情報を管理画面から確認し、CSVダウンロードなどの処理をします。

効果

初めての試みで、会員がどこまで使ってくれるか不明でしたが、たいへん多くの会員が利用してくれました。
こうしたシステムは社内PCシステムと完全に置き換えようとするとセキュリティ面も含め、多額の費用がかかりますが、Webがどこまで担当するのかをしっかり打ち合わせることで、非常に低コストで実現することができました。
手入力の作業や、人数調整など後工程での作業も大幅に削減することができました。